GoBD-konforme Rechnungen für Online-Händler: Was du wissen musst

Was bedeutet GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist der zentrale Standard für die digitale Buchführung in Deutschland.

Klingt sperrig — ist aber für jeden Online-Händler relevant, der Rechnungen ausstellt. Wer die GoBD nicht einhält, riskiert Probleme bei der Betriebsprüfung.

Die wichtigsten Anforderungen

1. Pflichtangaben auf Rechnungen

Jede Rechnung muss laut § 14 UStG diese Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Zeitpunkt der Lieferung

2. Fortlaufende Nummerierung

Rechnungsnummern müssen einmalig und lückenlos sein. Eine gängige Struktur für Multi-Channel-Händler:

• RE-2026-0001 für reguläre Rechnungen
• ST-2026-0001 für Stornorechnungen
• GS-2026-0001 für Gutschriften

Pro-Tipp: Separate Nummernkreise pro Marktplatz sind erlaubt und empfehlenswert.

3. Unveränderlichkeit

Einmal erstellte Rechnungen dürfen nicht nachträglich verändert werden. Korrekturen erfolgen über Stornorechnungen mit Verweis auf das Originaldokument.

4. Revisionssichere Archivierung

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden — in einem Format, das jederzeit lesbar und maschinell auswertbar ist. PDF allein reicht nicht immer: Das Finanzamt kann auch strukturierte Formate wie ZUGFeRD verlangen.

Besonderheiten für Marktplatz-Händler

Amazon VCS

Wenn du am VAT Calculation Service teilnimmst, erstellt Amazon die Rechnungen für dich. Wichtig: Du bist trotzdem für die Richtigkeit verantwortlich. Prüfe regelmäßig, ob Amazon-Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten.

eBay und Kaufland

Bei eBay und Kaufland musst du Rechnungen selbst erstellen und an Käufer versenden. Viele Händler machen das manuell — dabei lässt sich der gesamte Prozess automatisieren.

Differenzbesteuerung

Verkaufst du gebrauchte Waren? Dann nutzt du wahrscheinlich die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG). Hier gelten besondere Regeln:

• Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer separat ausgewiesen werden
• Stattdessen: "Differenzbesteuerung nach § 25a UStG"
• Die Marge (Verkaufspreis minus Einkaufspreis) wird intern versteuert

Häufige Fehler vermeiden

1. Fehlende Rechnungsnummern — Jede Lücke fällt bei der Prüfung auf
2. Falsche Steuersätze — Besonders bei Differenzbesteuerung häufig
3. Keine separate Archivierung — E-Mails allein gelten nicht als revisionssicher
4. Nachträgliche Änderungen — Immer über Stornos korrigieren, nie das Original bearbeiten

Fazit

GoBD-Konformität ist kein Nice-to-have — sie ist Pflicht. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software lässt sich der gesamte Prozess automatisieren. Rechnungen werden automatisch erstellt, korrekt nummeriert und revisionssicher archiviert.

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